De 3 belangrijkste voordelen van Het Nieuwe Werken

15 jaar geleden introduceerde Bill Gates van Microsoft het begrip ‘Het Nieuwe Werken’ in een whitepaper. En eigenlijk is het nog steeds een hot topic in de kantoorwereld. De wereldwijde trends zoals globalisering (zal dat ooit minder worden), de 24-uurs maatschappij (viert zijn hoogtij) en de information overload (door de komst van internet en mobiele devices) zijn er nog, net zoals 15 jaar geleden. Het is alleen maar meer geworden; gevolg meer druk bij de werkgever en werknemer.

Er is niet één definitie voor Het Nieuwe Werken (HNW). Het is ook afhankelijk aan wie je het vraagt; de werknemer of de werkgever. Beiden hebben een eigen belang voor de invulling van HNW. Zo zal de werkgever kostenbesparingen een belangrijk onderdeel van de invulling vinden; Waar een werknemer misschien zijn eigen vrijheid en ruimte hierin belangrijk vindt.



Volgens ons zou dit een mooie definitie van HNW zijn:
’’Het werken efficiënter, effectiever en productiever te maken. De medewerker centraal stellen om zo binnen de organisatie de ruimte en vrijheid te geven over hoe, waar en wanneer hij werkt. Dit kan alleen als de organisatie hierop ingericht is; Het is daarom belangrijk om deze medewerker met goede en passende oplossingen altijd en overal gezond en productief te kunnen laten werken. Het doel: altijd en overal de mentale en fysieke gezondheid van de medewerker voorop stellen.”
 

“Het werken efficiënter, effectiever en productiever maken.” Dat zijn drie mooie managementtermen. Wat betekent dit nu concreet voor de organisatie en de medewerker?

• Efficiënt; zo organiseren dat het de minste middelen en inspanning kost. --> doelmatig
• Effectief; waardoor (door wat) het doel bereikt wordt.  --> doeltreffend
• Productief; het brengt ons meer met gelijke inspanning. --> vruchtbaar

Vanuit perspectief medewerker: Een medewerker leeft en werkt in een 24 uurs maatschappij. Er staat geen halt op de informatieverstrekking. Waar je ook bent. Op kantoor, thuis op de bank, onderweg overal zijn er prikkels, overal nieuws en overal en altijd bereikbaar. Door slim met deze informatie opname om te gaan en door de werktijd slimmer in te delen. Voorkom je dat je overprikkelt wordt. Stel je voor: de dag niet beginnen met in de file te staan; maar thuis je laptop opstarten en de mails weg werken, waardoor je vervolgens in de auto stapt om rustig naar kantoor te gaan. Dit is efficiënt gebruik van je tijd en voorkomt een hoop filefrustratie. Je start je dag meer ontspannen wat betekent dat je productiever bent, omdat je niet met stress bent gestart.



Vanuit perspectief werkgever: In een gemiddeld kantoor zijn 50-60% van de werkplekken bezet. Dat niet alle plekken bezet zijn, komt door de deeltijdwerkers. Deze ongebruikte plaatsen kosten wel geld. Met HNW zijn er geen ‘vaste’ werkplekken meer, maar zijn er ‘flexibele’ werkplekken. Dat betekent dat een bedrijf minder werkplekken hoeft te faciliteren. Wat in de kosten scheelt. Een goed voorbeeld van efficiënt ondernemen. Dat betekent wel dat je als werkgever ervoor moet zorgen dat deze flexibele werkplekken goed uitgerust zijn met eenvoudig in te stellen accessoires (monitorarm, stoel en bureau bijvoorbeeld), waardoor de werknemer zijn werk goed kan doen.

De werkomgeving
“De medewerker centraal stellen om zo binnen de organisatie de ruimte en vrijheid te geven over hoe, waar en wanneer hij werkt. Dit kan alleen als de organisatie hierop ingericht is; Het is daarom belangrijk om deze medewerker met goede en passende oplossingen altijd en overal gezond en productief te kunnen laten werken.”

Nu komen we bij het punt dat de werknemer en werkgever elkaar vinden. De ene vanuit het oogpunt eigen vrijheid en de ander vanuit het oogpunt kostenbesparing en het maximale resultaat willen behalen. Als er minder en geen vaste werkplekken meer zijn, dan betekent dat een medewerker de vrijheid heeft om te gaan zitten waar hij wil; Het grote gevaar hierin schuilt dat zijn werkplek niet voldoet aan de eisen waaraan de werkplek zou moeten voldoen. Of dat nu op kantoor, thuis of onderweg is; Een goed ingerichte werkplek verhoogt de productiviteit en laat ons efficiënter en effectiever werken.

Sommige werkzaamheden lenen zich niet voor om te doen in een rumoerige kantoortuin. Tijdens het schrijven van dit artikel zat ik alleen op een concentratiewerkplek, met een noise cancelling koptelefoon en mijn favoriete muziek op, om maar in optimale concentratie dit artikel te kunnen schrijven. Administratieve taken en belafspraken probeer ik zoveel mogelijk te doen als ik thuis aan het werk ben. Dan stoor ik mijn collega’s niet als ik bel en voor de administratie heb ik een ander soort aandacht nodig en niet iedereen hoeft te zien wat ik doe. Kortom bij het overwegen van een flexibele werkomgeving is het belangrijk om goed na te denken welke functies de kantooromgeving moet hebben.



Wist je dat een slechte ingerichte werkplek leidt tot productiviteitsverlies?
Een relatief eenvoudige ingreep is ervoor zorgen dat de werkplek uitgerust is met de juiste accessoires. Niet aan de keukentafel werken op een stoel die geschikt is voor een etentje met vrienden, maar niet geschikt om een paar uur op te zitten. “Werken met een laptop zou eigenlijk verboden moeten worden,” aldus John van Hooft. “Dat wil zeggen: een laptop zonder laptopverhoger of extern beeldscherm en los toetsenbord en muis. Met deze accessoires verbeteren we niet alleen het comfort van werken met laptops maar ook het werkplezier op kantoor, onderweg én thuis. Daarnaast neemt de productiviteit ook nog eens met meer dan 15% toe.”

Hierboven heb ik al min of meer drie verschillende soorten ruimtes genoemd; de kantoortuin, de concentratiewerkplek waar afleiding niet gewenst is en een omgeving waar je kan bellen zonder iemand tot last te zijn. Ik heb ook gesproken over eenvoudige oplossingen om goed met een laptop te kunnen werken. Maar als je als werkgever gaat kijken naar bovenstaande oplossingen, vergeet dan niet dat de werknemer het belangrijkste kapitaal is; Hou altijd het doel in de gaten: altijd en overal de mentale en fysieke gezondheid van de medewerker voorop stellen. Een medewerker die zowel mentaal als fysiek in goede conditie is, zal het meeste kunnen inbrengen in de organisatie. En daar komt meer bij kijken dan een goede werkomgeving, bureau en stoel.

De (vaak vergeten) mentale factor
Je hebt als werkgever nagedacht over de verschillende soorten werkruimtes in jullie kantooromgeving; Je hebt voor je medewerkers een mooi pakket aan accessoires waarmee werken met een laptop stuk aangenamer en ook productiever wordt. Maar dan heb je toch nog een uitdaging. In het begin hadden we het over de 24-uurs maatschappij; altijd maar werken. Daarnaast de information overload; altijd en overal bereikbaar zijn. Hoe breng je dan rust bij die medewerker?
Hoe breng je een gedragsverandering teweeg?

Je kan hem uiteraard coachen op gezond en efficiënt beeldschermwerk. Je kan dat doen door de dialoog aan te gaan en uit te leggen wat de do’s en dont’s van flexibel werken zijn. En je kan uiteraard regelmatig vragen hoe het gaat. Dit zijn eigenlijk basiszaken die je als werkgever verplicht bent om te doen. Maar is dat voldoende?

Om blijvende gedragsverandering naar gezond en efficiënt beeldschermwerk te realiseren is meer nodig dan incidenteel medewerkers voor te lichten. Gedragsverandering is een uitdagend proces dat begint met bewustwording en kan worden verankerd met permanente coaching. Iedere medewerker een persoonlijke coach? Onbetaalbaar zal je denken, maar ook hiervoor zijn slimme hulpmiddelen. Er bestaan software-oplossingen die de werknemer bewuster maken van zijn werkgedrag en ondersteunen bij het verankeren van gezond én efficiënt beeldschermwerk.
 
Laadt het brein en lichaam regelmatig even op
We beschikken allemaal over een zeer krachtige computer onder ons schedeldak. Helaas kunnen we die niet - zoals een laptop - aansluiten op het stroomnet om de hele dag maximaal te presteren. Het brein raakt na 40-50 minuten aaneengesloten werk een beetje vermoeid, waardoor de handelingssnelheid afneemt en je meer fouten gaat maken. Door regelmatig mentaal en/of fysiek te bewegen tijdens een zogenaamde pitstop, laden het brein en lichaam zichzelf weer op en kan je fit en geconcentreerd verder gaan. Door het regelmatig nemen van kleine pitstops neemt de gemiddelde handelingssnelheid én prestatie gedurende de dag toe, voel je je minder vermoeid en sluit je jouw werkdag energieker af. De hersenen hebben minimaal 3 minuten nodig om mentaal los te komen van het werk. Elke 40-50 minuten beeldschermwerk een 3 minuten-pitstop om lichaam en geest weer op te laden is dus voor iedereen goed. Wist je dat wanneer je de hele dag alleen maar zit je creativiteit het laagst is? En dat wanneer je wandelt of afwisselend zitten en staan je creativiteit juist het hoogst is? Elk uur drie minuten wandelen verbetert dus niet alleen je gezondheid en verhoogt prestatie, maar ook je creativiteit.

Winst voor de werkgever en de werknemer
Door periodiek mentale en fysieke beweegmomenten in te lassen, wordt je ook bewuster van jouw werkgedrag en zal je regelmatig een pitstop nemen om even los te komen van het werk. Je ervaart dat je op die manier efficiënt en productief blijft. Je krijgt tijdens een werkdag meer gedaan én houdt meer energie over aan het einde van een werkdag.

Het Nieuwe Werken brengt uitdagingen met zich mee voor zowel werkgever als medewerker. Het vergt een gedragsverandering aan beide kanten, het draait om wederzijds vertrouwen en er zijn investeringen nodig. Maar pak je het op de juiste manier aan, dan biedt Het Nieuwe Werken veel voordelen.

• Minder onderbreking; Zorg dat er plekken (en werktijden) zijn waar zonder onderbrekingen gewerkt kan worden; Mijn favoriete moment van de dag is als ik om 07.00 ’sMorgens, voor de files, de sleutel in de deur steek van ons kantoor en mijn laptop open. Een uurtje het rijk voor mezelf alleen om mijn inbox bij te werken; todo lijstje te maken en het eerste project op te starten. 
• Flexibele en effectieve tijdsbesteding; Stel je zit in een kantoortuin met collega’s die continu met elkaar overleggen. Hoe vaak word je dan afgeleid van datgene waar je mee bezig bent. Hoe vaak moet je opnieuw die zin in dat verslag formuleren voordat je eigenlijk schrijft wat je bedoelt. Dat klinkt niet als bevorderlijk voor de productiviteit. Er zijn dan een aantal opties; je gaat thuis werken omdat je dat verslag af moet hebben; zoekt een concentratiewerkplek op om het daar af te maken; of je gaat voor 08.00 of na 17.00  verder met dit verslag.
• Het gevoel van vertrouwen; Doordat de medewerker flexibeler, uiteraard in overleg, zijn plaats en tijd kan indelen, ervaar je een gevoel van vertrouwen. Dat gevoel laat haar lekker in zijn vel zitten en net dat stapje extra zetten.
• Meer tijd voor beweging; Wie bepaalt dat we het productiefst zijn als we aaneengesloten 8 uur lang achter ons bureau te zitten. Wie zegt dat we dan beter werk leveren dan als we elk uur even een pit stop nemen en even los van ons scherm en werkplek komen. Even een kleine wandeling maken naar de koffieautomaat in plaats van dat een collega elk uur voor jou je benodigde cafeïne gaat halen. Of tijdens de lunch een wat grotere ronde lopen.  Misschien gaan we wel elk uur 20 minuten staan, om zo een andere houding aan te nemen en even te bewegen en af te wisselen.

En het is een open deur; maar heb je een prettige werkomgeving, is er vertrouwen, heb je invloed in waar en wanneer je werkt; Kortom ben je mentaal en fysiek in goede conditie, dan ben je minder gevoelig voor stress en ziekte.