Hoe houdt u uw bureau opgeruimd op een flexibele werkplek?

Bij Het Nieuwe Werken (HNW) gaat het om het flexibiliseren van het werk naar tijd en plaats. Dus geen vaste werkplekken meer, maar flexibele plekken. Dat kan thuis of onderweg zijn, maar zeker ook op kantoor. Uw medewerkers bepalen zelf wanneer, waar en hoe ze de gewenste output behalen. Uw mensen krijgen binnen het nieuwe werken meer eigen regie en verantwoordelijkheid. Dit is een van de factoren waardoor de werknemerstevredenheid stijgt. Tegelijkertijd vallen de facilitaire en ict kosten lager uit. Maar er is ook een keerzijde. 

Het Nieuwe Werken is niet helemaal vrijblijvend of zonder spelregels. Veel organisaties kiezen ervoor de invoering van Het Nieuwe Werken te koppelen aan een clean desk policy. Een clean desk vergt echter wel enige uitleg, communicatie, nieuwe vaardigheden, hulpmiddelen en aangepaste werkplekconcepten.

Binnen een clean desk policy worden werknemers geacht hun bureau aan het eind van een werkperiode leeg en schoon achter te laten en zaken als papieren, schrijfgerei en persoonlijke spullen op te bergen of mee te nemen. In sommige gevallen eist het beleid dat het bureau leeg en schoon achterlaten wordt, elke keer als men het bureau verlaat, zelfs voor een afspraak van een uur. Werkplekken worden op deze manier efficiënt benut, ze blijven niet onnodig bezet terwijl de gebruiker afwezig is.

Kantoren die zijn overgeschakeld op Het Nieuwe Werken zien er vaak strak en goed georganiseerd uit en vormen vaak een inspirerende omgeving, vooral in de periode kort na oplevering. Medewerkers worden geacht, afhankelijk van hun werktaken, dagelijks een geschikte werkplek te kiezen; aanlandplek, overlegplek, concentratieplek, etcetera. Onze hedendaagse technologie zorgt ervoor dat medewerkers overal kunnen werken, dus ook thuis. Grotendeels werkt men digitaal en de beschikbaarheid van fysieke archiefruimte is veelal sterk ingeperkt. De lockercase, trolley of laptoptas fungeert als persoonlijk werkarchief. Omdat elke werkplek voor iedereen beschikbaar moet zijn, geldt er dan ook clean desk.

Voor 9 van de 10 organisaties is HNW en een clean desk policy onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een van de belangrijkste redenen die wordt genoemd is bescherming van bedrijfsgegevens. Vertrouwelijke documenten of privacy gevoelige klantgegevens vormen een bedrijfsrisico. Daarnaast maakt een vol en rommelig bureau geen professionele indruk op collega’s, bezoekende klanten of buitenwereld. Een leeg bureau zorgt voor ‘’rust’’ waardoor mensen overzichtelijker en simpeler kunnen werken.

Toch laat het Nationale Werkplekonderzoek zien dat 38% van de werknemers juist een ”thuisgevoel’’ het belangrijkste vindt aan de kantoorwerkplek (2011). Het persoonlijk maken van de werkplek vindt 47% van de ondervraagden belangrijk. Ook toont wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit van Exeter (UK) aan dat medewerkers gelukkiger zijn wanneer ze zelf hun kantoorwerkplek mogen inrichten.

Als u met Het Nieuwe Werken een clean desk policy erop nahoudt, zorg ervoor dat uw werknemers hun spullen op kunnen bergen als ze het bureau leeg achterlaten. Dat kan een bijvoorbeeld een trolley zijn of een centrale plek waar lockercases. Maar ook de keuze (deels uit hygiëne) voor wel of geen eigen toetsenbord is een goede afweging. Een eigen toetsenbord en muis wordt ook opgeborgen en maakt het bureau nog opgeruimder.

Het Nieuwe Werken & clean desk policy zijn twee begrippen die prima bij elkaar passen. Vanuit het perspectief van werkgever bekeken is een clean desk zelfs een must. Medewerkers ervaren een clean desk soms als een last en nare bijkomstigheid. Dit laatste kan worden weggenomen door goed te communiceren over de spelregels en daar waar nodig de juiste hulmiddelen beschikbaar te stellen.