Hoe houdt u uw bureau opgeruimd op een flexibele werkplek?

U kent dat wel. ’s-Morgens komt u op kantoor, zoekt een bureau voor deze dag en pakt uw laptop uit uw tas. Sluit uw toetsenbord en muis aan en zorgt dat het scherm aan uw laptop gekoppeld zit. Uw werkplek is klaar om gebruikt te gaan worden… Bijna, want gisteren heeft uw collega, die aan dit bureau zat, netjes het bureau helemaal leeg achtergelaten. Net zoals u op uw werkplek van gisteren dat hebt gedaan. Dus terug naar uw kluisje, lockercase of trolley om uw documenten, pennen en post-its te pakken.

Bij Het Nieuwe Werken (HNW) gaat het om het flexibiliseren van het werk naar tijd en plaats. Dus geen vaste werkplekken meer, maar flexibele plekken. Dat kan thuis of onderweg zijn, maar zeker ook op kantoor. Uw medewerkers bepalen zelf wanneer, waar en hoe ze de gewenste output behalen. Uw mensen krijgen binnen het nieuwe werken meer eigen regie en verantwoordelijkheid. Dit is een van de factoren waardoor de werknemerstevredenheid stijgt. Tegelijkertijd vallen de facilitaire en ict kosten lager uit. Maar er is ook een keerzijde. 

Het Nieuwe Werken is niet helemaal vrijblijvend of zonder spelregels. Veel organisaties kiezen ervoor de invoering van Het Nieuwe Werken te koppelen aan een clean desk policy. Een clean desk vergt echter wel enige uitleg, communicatie, nieuwe vaardigheden, hulpmiddelen en aangepaste werkplekconcepten.

Het Nieuwe Werken draagt bij aan de autonomie van de werknemer. Belangrijk is de ondersteuning van het organisatiebeleid en de juiste afstemming van tools en technologie om de productiviteit te optimaliseren. Zo stelt het werknemers in staat om hun eigen werkprestatie te optimaliseren, waardoor ze tevredener, gemotiveerder en creatiever worden.

Maar deze autonomie en het flexibel werken zorgen er wel voor dat de organisatie samen met haar werknemers duidelijke afspraken moeten maken over wat onder de autonomie van de werknemer valt en wat flexibel werken inhoudt.
 

Binnen een clean desk policy worden werknemers geacht hun bureau aan het eind van een werkperiode leeg en schoon achter te laten en zaken als papieren, schrijfgerei en persoonlijke spullen op te bergen of mee te nemen. In sommige gevallen eist het beleid dat het bureau leeg en schoon achterlaten wordt, elke keer als men het bureau verlaat, zelfs voor een afspraak van een uur. Werkplekken worden op deze manier efficiënt benut, ze blijven niet onnodig bezet terwijl de gebruiker afwezig is.

Kantoren die zijn overgeschakeld op Het Nieuwe Werken zien er vaak strak en goed georganiseerd uit en vormen vaak een inspirerende omgeving, vooral in de periode kort na oplevering. Medewerkers worden geacht, afhankelijk van hun werktaken, dagelijks een geschikte werkplek te kiezen; aanlandplek, overlegplek, concentratieplek, etcetera. Onze hedendaagse technologie zorgt ervoor dat medewerkers overal kunnen werken, dus ook thuis. Grotendeels werkt men digitaal en de beschikbaarheid van fysieke archiefruimte is veelal sterk ingeperkt. De lockercase, trolley of laptoptas fungeert als persoonlijk werkarchief. Omdat elke werkplek voor iedereen beschikbaar moet zijn, geldt er dan ook clean desk.

 

Voor 9 van de 10 organisaties is HNW en een clean desk policy onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een van de belangrijkste redenen die wordt genoemd is bescherming van bedrijfsgegevens. Vertrouwelijke documenten of privacy gevoelige klantgegevens vormen een bedrijfsrisico. Daarnaast maakt een vol en rommelig bureau geen professionele indruk op collega’s, bezoekende klanten of buitenwereld. Een leeg bureau zorgt voor ‘’rust’’ waardoor mensen overzichtelijker en simpeler kunnen werken.

Toch laat het Nationale Werkplekonderzoek zien dat 38% van de werknemers juist een ”thuisgevoel’’ het belangrijkste vindt aan de kantoorwerkplek (2011). Het persoonlijk maken van de werkplek vindt 47% van de ondervraagden belangrijk. Ook toont wetenschappelijk onderzoek van de Universiteit van Exeter (UK) aan dat medewerkers gelukkiger zijn wanneer ze zelf hun kantoorwerkplek mogen inrichten.
 

Veelal hamert facilitaire zaken ook op zaken als hygiëne en schoonmaakkosten. Bureaus die vol liggen met documenten, ordners, toetsenbord en muis kunnen niet goed of voldoende snel worden schoongemaakt, met gevolgen van dien als verminderde hygiëne en/of hoge schoonmaakkosten. Op kantoor wemelt het van de bacteriën en de schimmels. Bureaustoelen, vloerbedekking, plantenbakken en toetsenborden zijn een ware voedingsbodem. Op zich kan dat ook geen kwaad want bacteriën en schimmels zijn er overal. Maar bij meer dan 500 bacteriën per kubieke meter, spreekt men van een ongezonde werkplek.

Als u met Het Nieuwe Werken een clean desk policy erop nahoudt, zorg ervoor dat uw werknemers hun spullen op kunnen bergen als ze het bureau leeg achterlaten. Dat kan een bijvoorbeeld een trolley zijn of een centrale plek waar lockercases. Maar ook de keuze (deels uit hygiëne) voor wel of geen eigen toetsenbord is een goede afweging. Een eigen toetsenbord en muis wordt ook opgeborgen en maakt het bureau nog opgeruimder.

Trolley
Een laptoptrolley heeft voldoende ruimte om naast de laptop, een toetsenbord, een muis, een laptophouder, pennen en documenten kwijt te kunnen. Zo heeft u altijd uw werkaccessoires bij u. En laat u een schoon en leeg bureau achter voor de volgende.

Wel of géén eigen (draadloos) toetsenbord?
Met in het achterhoofd het hygiëne verhaal is het niet gek dat steeds meer organisaties ertoe overgaan om alle medewerkers een eigen toetsenbord te geven. Naast de ergonomische randvoorwaarden, die dienen te worden overwogen voor een juiste keuze, speelt ook milieubelasting en kosten een belangrijke rol. Draadloos biedt vrijheden voor medewerkers maar tegelijk uitdagingen voor werkgevers (ICT beheer, uitgifte en milieubelasting van batterijen). Enkele leveranciers spelen hier handig op in door compacte toetsenborden te introduceren die zowel draadloos als oplaadbaar zijn. Een oplossing die zowel de hygiëne, milieubelasting, facilitaire schoonmaakkosten als gebruikerscomfort ten goede komen.

Het Nieuwe Werken & clean desk policy zijn twee begrippen die prima bij elkaar passen. Vanuit het perspectief van werkgever bekeken is een clean desk zelfs een must. Medewerkers ervaren een clean desk soms als een last en nare bijkomstigheid. Dit laatste kan worden weggenomen door goed te communiceren over de spelregels en daar waar nodig de juiste hulmiddelen beschikbaar te stellen.