Kantoortuin: De belichaming van moderne werkplekomgevingen

De kantoortuin is niet meer weg te denken in ons kantoor. Geen gesloten ruimtes en vaste werkplekken, maar werken in een open ruimte op een flexibele werkplek. Dat levert uitdagingen op. Want waar kunt u nu rustig zitten als u een verslag moet schrijven dat opperste concentratie vereist? Of als u moet telefoneren en u uw collega’s niet tot last wil zijn. Zomaar een paar situaties waar een kantoortuin eerder een obstakel is dan een fijne werkomgeving.
 

Onze werkplekken zijn in een constante staat van verandering. Volgens een onderzoek van Plantronics onder Europese bedrijven zegt slechts ongeveer de helft van de respondenten vijf dagen per week op kantoor te werken.

Moderne technologieën geven werknemers vandaag de dag de vrijheid om zich flexibeler te verplaatsen en meer zelfstandig beslissingen te nemen over hun werkplek. Dit geldt zowel buiten als binnen het kantoor. Want open kantooromgevingen die de samenwerking tussen collega’s bevorderen, worden de regel
en steeds minder medewerkers werken op een vaste locatie of werkplek.

“Onze kantoren zijn nog lang niet allemaal voorbereid op de behoefte van de digitale werkers waar concentratie & bewegen een steeds belangrijker punt wordt. Gebrek hieraan schaadt de productiviteit en de gezondheid van de medewerkers. De huidige kantoren zijn nog steeds ingericht voor twee activiteiten, zittend achter je computer in een kantoortuin of zittend vergaderen. De realiteit? Creëer verschillende soorten werkplekken die past bij de behoefte van de medewerker.”
(John van Hooft, CEO BakkerElkhuizen & ErgoDirect).

De verschuiving naar moderne, flexibele omgevingen stelt professionals echter voor nieuwe uitdagingen. Een daarvan is de akoestiek en de omgang met omgevingsgeluiden. Uit datzelfde onderzoek van Plantronics blijkt dat een geluidsintensieve werkomgeving een negatieve invloed heeft op werknemers en de kwaliteit van hun werk.

Kantoormedewerkers uit Frankrijk, Groot-Brittannië, Duitsland en Nederland melden concentratieproblemen en dus een verminderde productiviteit als het meest voorkomende gevolg van lawaai op de werkplek en zeggen dat ze veel effectiever zouden kunnen werken in een minder lawaaierige omgeving.

Tegelijkertijd wijst de studie op de moeilijkheden om afleiding door omgevingslawaai op het werk onder controle te houden. De ondervraagde medewerkers noemden luidruchtige collega’s als vervelendste bron van lawaai, gevolgd door (telefoon)gesprekken en geluiden uit de kantoortechniek factoren waarop het individu meestal nauwelijks invloed heeft.

Gemiddeld gebruikt 60 % van de respondenten in alle regio’s een koptelefoon om de invloed van achtergrondgeluiden van muziek te verminderen en zo productiever te werken. Duitse bedrijven noemen data-invoer (39,8 %) en creatief werk (36,7 %) als voorkeursactiviteiten waarbij muziek wordt gebruikt om geluidshinder tegen te gaan, terwijl Frankrijk en Groot-Brittannië de voorkeur geven aan het schrijven van e-mails (37,6 en 40 %).

Traditionele open kantoorruimtes bieden vaak geen variatie of keuze, noch zijn ze op maat gemaakt voor specifieke taken en praktijken, waardoor 70 % van de werknemers gedwongen wordt om de hele dag op dezelfde plaats te werken. Het effect van dit gebrek aan keuze is dat slechts 33 % van de respondenten
aangeeft dat ze zich aan het eind van de dag energieker voelen.

Drie op de vijf werknemers hebben de hele dag last van lawaai op hun werkplek. Een blootstelling die schadelijk is voor de concentratie, stress, gebrek aan geduld en slaapstoornissen voedt, aldus een opinieonderzoek voor Audika (bron: le figaro). In totaal klaagt 60% van de werkende mensen boven de 35 jaar over schadelijke blootstelling aan lawaai op het werk, enkele uren per dag.  

Het lawaai op de werkplek heeft gevolgen voor de concentratie: het is het eerste gevolg dat door de ondervraagde werknemers (31%), gevolgd door stress (29%) en gebrek aan geduld (27%). En deze geluidsoverlast op de werkplek heeft een prijs. In totaal zou de rekening 19,2 miljard euro per jaar bedragen, volgens een studie van de Nationale Geluidsraad (CNB) en het Agentschap voor Milieu- en Energiebeheer (Ademe), gepubliceerd in 2016. Dit omvat arbeidsongevallen (1,2 miljard euro) en productiviteitsverlies (18 miljard euro). Volgens een Ifop-JNA-onderzoek verliezen zo'n zes miljoen Fransen naar schatting meer dan 30 minuten arbeidstijd per dag.
 

67 % van de Britse werknemers voelt zich aan het eind van elke werkdag leeggezogen door hun kantooromgeving. Innovators' brengen slechts 3,5 dag van de werkweek op kantoor door, wat de behoefte aan meer flexibiliteit in kantoorinrichting en werken op afstand benadrukt. Gensler heeft in 2016 in de Workplace Survey onthuld dat slecht ontworpen open kantooromgevingen de innovatie in bedrijven in het hele Groot-Brittannië verstikken. Meer dan 8 miljoen werknemers in het Groot-Brittannië werken in open kantooromgevingen en veel van deze omgevingen zijn niet ontworpen om creativiteit en innovatie te bevorderen. Het onderzoek geeft aan dat de gemiddelde werkplek momenteel over het algemeen gunstig is voor mensen in managementposities.
 

Driekwart van de ondervraagde medewerkers in Duitsland zegt dat ze een wandeling in de frisse lucht maken om zich te kunnen concentreren en daarna effectief te kunnen werken. Een derde gebruikt headsets met actieve ruisonderdrukking om ruis en afleiding te verminderen.

Welzijn, productiviteit en financiële impact
17 % van de werknemers zegt dat ze zich niet terugtrekken voor geconcentreerd werk, wat een negatieve invloed heeft op hun productiviteit, tevredenheid en welzijn. Bijna alle ondervraagde managers in Duitsland beoordelen de productiviteit van hun medewerkers als doorslaggevend voor het financiële succes van hun bedrijf. Daarvan ziet slechts een derde een directe correlatie tussen geluidsoverlast en de productiviteit van hun werknemers. Slechts 6 % van de managers wereldwijd, zoals in Duitsland, zegt dat ze de kantoren van hun medewerkers hebben uitgerust met hulpmiddelen en apparaten om het lawaai te verminderen.
 

Twee derde van de werknemers in een open kantoorruimte wordt meerdere keren per dag afgeleid door omgevingsgeluiden, blijkt uit onderzoek door PanelWizard8. Vooral bellende collega’s worden als storend ervaren. 75 % van de 1000 ondervraagden geeft aan last te hebben van bellende collega’s. Pratende collega’s (72%), rinkelende telefoons (66%) en geluid van afgespeelde videos (54%) worden ook als storend ervaren.

Productiviteit
En uit onderzoek blijkt dat dit ten koste van de productiviteit gaat. 59% van de ondervraagden geeft aan productiever te zijn in een stillere omgeving. Verder geeft 56 % aan minder fouten te maken in een rustige omgeving. Gevolgen zijn concentratieproblemen(51%), een onrustig gevoel (34%) en vermoeidheid (27 procent).

“Het is inmiddels onomstotelijk vastgesteld dat de kantoortuin funest is voor je concentratie, je creativiteit en paradoxaal genoeg ook voor de onderlinge communicatie. Het leek lekker goedkoop, maar de kosten die je bespaart op kantoorruimte verlies je in veelvoud doordat je werknemers niet goed kunnen presteren. Ik zie gelukkig al veel bedrijven waar ze dit weten en verschillende zones inbouwen, met stiltezones om gefocust te kunnen werken en andere plekken voor praten en samenwerken,” aldus Mark Tigchelaar, Neuropsycholoog.

Zoals we hierboven hebben kunnen lezen, is alleen een open kantoortuin als werkruimte voor medewerkers een no-go voor productiviteit. Het aanbieden van goede alternatieve oplossingen waar werknemers zich even terug kunnen trekken, samen kunnen brainstormen of kunnen bellen is noodzakelijk. Rekeninghoudend
met de verschillende activiteiten in een kantooromgeving hebben we een aantal oplossingen ontwikkeld:

• Pas de ruimtes in het bedrijf aan op de belangrijkste functies van uw bedrijf om open werkomgevingen effectiever te maken.  
• Bied een verscheidenheid aan (groeps)werkplekken binnen het kantoor.
• Luister naar de wensen en behoeften van uw medewerkers.