Expert Talk: Dr. Felix Steemers, bedrijfspsycholoog

Mentale flexibiliteit: hanteren van verandering en continuïteit

Mentale flexibiliteit is nodig om goed te kunnen inspelen op veranderingen: én de veranderingen waarnemen, én je gedrag afstemmen op de veranderende werkelijkheid. Twee voorbeelden kunnen dit verduidelijken.

Stelt u zich eens voor dat u met uw eigen auto op vakantie gaat naar een linksrijdend land, zeg Engeland. Als u zich daar exact hetzelfde gedraagt als in uw eigen, rechtsrijdende land, dan ontstaan er al heel snel onaangename situaties: op rijbanen, kruisingen en rotondes wordt de kans op ongelukken wel erg groot. Wat u daarom moet doen, is het beheersen en veranderen van uw routines en automatische gedragingen. U moet anders gezegd mentaal flexibel gedrag vertonen, dus de werkelijkheid van hier en nu open benaderen en serieus nemen, en uw eigen denken en handelen afstemmen op deze werkelijkheid. Hier en nu moet u links rijden.

Ander voorbeeld. U leidt een grote retailorganisatie. Uw merk is bekend, het imago van uw bedrijf is vlekkeloos. In alle wat grotere steden van het land hebt u minstens één vestiging op een A-locatie. Klanten, en medewerkers, weten uw bedrijf goed te vinden. Hoewel het webwinkelen een zekere versnelling vertoont, besluit u toch grote investeringen te doen in de bestaande systemen, logistiek en fysieke infrastructuur. U bent ervan overtuigd dat klanten de aangename beleving van uw fysieke winkels zullen blijven zoeken. Aanvankelijk lijkt het goed te gaan. De eerste resultaten van de ombouw zijn hoopgevend: meer omzet, meer klanten. U weet zich bevestigd in de juistheid van uw investeringsbesluit. En u gaat door. Tot …
Kansen smeden
Wat deze twee voorbeelden aangeven, is dat mensen sterke signalen van noodzaak tot aanpassing doorgaans wel waarnemen, en hun gedrag daarop afstemmen, maar zwakke signalen veel minder, en dus op het vertrouwde pad verder gaan. Mentaal flexibele mensen pakken zwakke signalen echter eerder op dan mentaal minder flexibele mensen.
Moet u zich voorstellen hoeveel voordeel het uw organisatie oplevert als uw medewerkers, van laag tot hoog gekwalificeerd, alert zijn op zwakke signalen van op handen zijnde veranderingen, deze serieus nemen, en met elkaar bespreken en tot kansen smeden!

Mentale bagage
Een groot deel van ons gedrag, dus van ons doen én denken, voltrekt zich min of meer automatisch, in vaste volgordes. Zelfs voor heel complexe vaardigheden als autorijden hebben we – zodra we hierin ervaren zijn – weinig aandacht nodig. Veel gedrag is constitutioneel bepaald. Gedragspatronen worden aangeleerd. Gewoonten ontstaan vanzelf. Dergelijk automatisch gedrag wordt geactiveerd zodra je in de situatie komt waarin je dat gedrag geleerd hebt: als je in het water valt, ga je zwemmen.

Iets vergelijkbaars geldt voor onze opstelling in onze directe omgeving. Onze persoonlijkheid en attitudes worden mede gevormd in opvoeding, scholing, ervaringen met andere mensen en met organisaties of instituties. Deze wisselwerkingen slaan we, als een schema of werktheorie, op in ons geheugen, en deze worden geactiveerd wanneer we in een situatie komen waarop het betreffende schema van toepassing lijkt. Zie die afdeling van het geheugen maar als mentale bagage. Een bijzondere prestatie leveren roept een goed gevoel op: “Yes, ik wist het, ik kán het wel" en bevestigt zo je zelfbeeld van competentie.

Aanleren van het nieuwe en afleren van het oude
Maar de wereld om ons heen verandert, en onze eigen oriëntatie op de wereld kan veranderen onder invloed bijv. van leeftijd. Dat betekent dat veel van je mentale bagage (bewuste en automatische patronen van doen en denken) zich moet mee-ontwikkelen met de realiteit. Dat vraagt natuurlijk om het aanleren van nieuwe kennis en gedragingen, maar ook om het tegenhouden van niet meer relevante schema’s en patronen. Kortom aanleren van het nieuwe en afleren van het oude (dat vanaf nu immers alleen maar in de weg kan zitten). Een houding van mentale flexibiliteit impliceert zo bezien niet alleen alertheid voor de waarneming van het nieuwe, maar ook inzet om verouderde kennis, vaardigheden en attitudes op te sporen en op te ruimen.

Mentaal flexibel gedrag is een vorm van metagedrag, van in beweging komen: je oprichten uit de groef van het dagelijkse en gewone, en de situatie en je eigen gedrag open bekijken en beoordelen op bruikbaarheid in deze situatie. Meestal worden mensen hiertoe pas aangezet als er een conflict ontstaat tussen de werkelijkheid die je had verwacht (op basis van je mentale bagage) en de werkelijkheid die zich aandient. Mentaal flexibele mensen nemen zo’n conflict eerder waar dan mensen die op vertrouwdheid koersen; de eersten zijn dus beter in staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden.

Mentale flexibiliteit is vooral een kwestie van houding, zo blijkt uit onderzoek. Scholingsniveau, intelligentie, competenties en persoonlijkheid lijken weinig of geen invloed te hebben op de ontwikkeling van mentale flexibiliteit. Het goede nieuws is dus dat vrijwel iedereen kan leren om te kiezen voor mentale flexibiliteit. Het is niet bekend of er een grens bestaat waarboven een toename van mentale flexibiliteit juist negatieve consequenties kan hebben. Op basis van het bestaand onderzoek zou men eerder concluderen dat een toename van mentaal flexibel gedrag tot boven de huidige niveau’s, voor mensen en organisaties sowieso vruchtbaar is. Vanaf een leeftijd van ca. 45 jaar wordt mentale flexibiliteit bijna onmisbaar voor de verdere ontwikkeling van de inzetbaarheid.

In de praktijk
De kennis over “het hoe" van mentale flexibel gedrag, de voordelen daarvan boven min of meer automatisch gedrag, en de situaties en contexten waarin mentaal flexibel gedrag noodzakelijk is, is goed over te dragen in interactieve werkcolleges. In een serie van 8 bijeenkomsten van 2 uur per keer kan veel waardevolle informatie worden overgebracht.
Vervolgens komt het aan op de toepassing. We kunnen hierbij gebruik maken van het gegeven dat we met onze innerlijke spraak instructies kunnen geven aan onze hersenen. “He, wat vreemd, wat gebeurt hier? Even de aandacht hierop! Dit is echt onverwacht. Wat voor gedachten roept dit bij mij op? Heb ik wel eens iets vergelijkbaars meegemaakt? Zou dat nu ook gelden? Nee, het lijkt echt nieuw. Dan moet ik het even isoleren en heel goed gaan bekijken!" 

De crux zit natuurlijk in het zelfstandig oefenen met de materie in het eigen leven, zowel op het werk als privé. Vergelijk het maar met een conditietraining. Als je hiermee begint, dan kan een trainer je aangeven wat je moet doen en waarom. Maar die trainer kan je conditie niet verbeteren: dat moet je zelf doen, door oefening en training. En, gelukkig, meestal kan je je laten overtuigen door het resultaat.

Of mensen deze kennis ook gáán inoefenen en toepassen, is van meerdere factoren afhankelijk. Gegrepen zijn door het thema, besef van urgentie, de wil om als team een gemeenschappelijke taal te ontwikkelen in onzekere en ongestructureerde omstandigheden, nieuwsgierigheid, tijd kunnen vrijmaken voor oefeningen - het speelt allemaal een rol. Er zijn wat aanwijzingen dat een combinatie van individuele coachingsgesprekken en werkcolleges het meeste rendement opleveren.

Belangrijke rol voor leidinggevenden
Leidinggevenden kunnen eveneens een belangrijke rol spelen in de ontwikkeling van mentaal flexibel gedrag. Leidinggevenden die geïnteresseerd zijn in de dagelijkse werkzaamheden en processen van hun medewerkers, die medewerkers uitnodigen om mee te denken in wat de leidinggevende onder handen heeft, die medewerkers inspireren om dagelijkse zaken vanuit nieuwe perspectieven te bezien - deze leidinggevenden hebben (creëren) teams met een hogere mentale flexibiliteit.

Pit stops die uitnodigen tot reflectie
De WORK & MOVE software sluit aan op bovenstaande benadering: even “uit de groef" en nieuwe gedachten opdoen. Door elk uur beweegmomenten in te lassen (zoals afwisselen van staan en zitten, een eindje rondlopen, even een praatje maken) blijft u geconcentreerd en energiek, maakt u minder fouten en verbetert u de kwaliteit van uw werk. WORK & MOVE zorgt ervoor dat u tijdens een werkdag meer gedaan krijgt én dat u meer energie over heeft aan het einde van een werkdag.

Waarom pit stops?
We weten langzamerhand dat ons brein na 50-60 minuten aaneengesloten werk vermoeid raakt, waardoor onze handelingssnelheid en concentratie afnemen en we meer fouten maken. Onze hersenen hebben dan zo’n 3 minuten nodig om mentaal los te komen van het werk, en weer op te laden. Daarna kunnen we fit en geconcentreerd verder gaan, in een positieve stemming. Deze hersteltijd kan goed gebruikt worden om even over iets anders na te denken.
In de software zijn er concentratieboosts en energizers. De korte teksten over mentale flexibiliteit zijn vaak in vraag-vorm gesteld, om zo het denken van de medewerkers over hun dagelijkse bezigheden te stimuleren. Alle aspecten van mentale flexibiliteit komen hierin aan de orde, zoals motivatie en zelfbeperkende gedachten, lenigheid van denken en weerstand tegen verandering, de automatische vorming van mentale bagage en het bewerken van mentale bagage. Het is een dagelijkse stimulans om adaptief en vernieuwend gedrag mogelijk te maken.

Dr. Felix Steemers, bedrijfspsycholoog