Selecteer uw regio

Wat als morgen je e-mail ineens niet meer werkt?

 
Download als PDF ‘Ting, ting’ je krijgt weer een mail binnen, of je ziet een pop-up op je bureaublad, dan wel telefoon verschijnen. Voor je er erg in hebt, heb je de mail alweer aangeklikt en ben je deze aan het lezen. Terwijl je eigenlijk geconcentreerd bezig was met een veel belangrijke taak. Klinkt herkenbaar?

Uit onderzoek blijkt dat kantoormedewerkers 23% van hun tijd aan het lezen en beantwoorden van e-mail besteden. Én dat zij 70% van de binnenkomende mails zelfs binnen 6 seconden behandelen. Maar wat gebeurt er nu als je morgen naar je werk gaat en e-mail ineens niet meer werkt?


Vermindering van stress

De University of California sloot voor een groep van 13 medewerkers de e-mail af gedurende 5 werkdagen. De helft van de medewerkers had vooraf aan het onderzoek geen controle meer over hun werk door de overvloed van e-mails. Het gebrek aan controle is een grote oorzaak van stress.

Tijdens het onderzoek vulden deelnemers vragenlijsten in om hun stressniveau te peilen. Daarnaast registreerden hartslagmeters het objectieve stressniveau (door het meten van de hartslagvariabiliteit).

De medewerkers gaven aan dat ze meer ontspannen waren zonder e-mail. Daarnaast bleek ook uit de objectieve hartslagdata dat er minder stress was. Deze resultaten alleen zijn al interessant op gezondheidskundig gebied. Echter, het onderzoek keek ook naar andere gevolgen van het werken zonder e-mail: concentratie en samenwerking.


Minder multitasking, meer singletasking
Software hield bij hoe lang deelnemers in een programma werkten zonder onderbreking en hoe vaak ze wisselden tussen verschillende programma’s. De gedachte achter deze registratie is dat hoe langer een persoon actief is in een programma, des te minder multitasking is en des te beter de concentratie is.

Zonder de onderbreking van e-mail blijft de concentratie twee keer zo lang op het betreffende scherm voordat er geswitcht wordt naar een ander scherm. Het lagere aantal vensterwisselingen is daar een afspiegeling van.



Afgezien van bovenstaande testresultaten, rapporteerden de deelnemers dat zij zich langer konden concentreren op een taak en zelfs hun werk in het algemeen. Een belangrijke conclusie is dat zonder e-mail taken en projecten eerder af zijn.


Verbetering van werkrelaties en meer sociaal contact
Het stopzetten van e-mail verplicht mensen om op een andere manier informatie over te brengen. Zo vindt er meer face-to-face en telefonisch contact plaats. Dit zorgt weer voor een betere werkrelatie met collega’s. Meer sociaal contact zorgt voor een verhoogd werkplezier, aldus de deelnemers aan het onderzoek.

Collega’s van deelnemers (die dus nog wel beschikking hadden over e-mail, maar geen contact per mail konden opnemen met de deelnemers) gaven alleen aan dat het iets moeilijker was bepaalde informatie te vergaren. Het had geen invloed op hun tevredenheid over de collega’s zonder e-mail, hun productiviteit en hun stressniveau.


Sterke vermindering van ‘onzin-taken’
E-mail is een eenvoudig medium om taken te delegeren. Maar niets is vervelender dan tijdens diepe concentratie op een taak, ineens een e-mail van je manager te krijgen met het verzoek om ‘even’ een taak tussendoor wil doen. En ja, liever gister dan vandaag.

Het stoppen van e-mail kant interessante gevolgen hebben op dit delegeergedrag. Een deelnemer aan het onderzoek kreeg vaak “tussendoor" taken van bovenaf die ‘nu meteen’ gedaan moesten worden. Een logisch gevolg: hoge stress. Na het stopzetten van zijn e-mail kreeg deze persoon de “tussendoortaken" niet meer. Natuurlijk had de manager ook gemakkelijk de telefoon kunnen pakken, maar dat gebeurde niet! Het stopzetten zijn van e-mail zorgt kennelijk voor een daling in taken die normaal over de schutting zouden worden gegooid.


Wat gebeurde er na afloop van het onderzoek?
Dus wat als morgen je e-mail ineens niet meer werkt? Vooral veel positieve dingen!
  • Vermindering van stress
  • Effectiever en geconcentreerder werken
  • Verbetering in werkrelaties
  • Verhoogd werkplezier
  • Verhoogd eigen initiatief (minder ‘onzin’-taken)
  • Collega’s en leiddingen zijn even tevreden over samenwerking en communicatie
Wél ervaarden de deelnemers aan het onderzoek één fundamenteel nadeel. Doordat hun collega’s nog wel beschikking hadden over e-mail hadden ze het gevoel belangrijke informatie te missen. Deze angst zorgde ervoor dat na afloop het onderzoek vrijwel alle deelnemers direct weer teruggingen naar het werken mét e-mail, met het gevolg dat ze weer meer gestrest raakten.


Wat betekent dit nu voor jou?

De voordelen van het werken zonder e-mail zijn groot, maar helemaal zonder kunnen we niet, al was het maar vanwege het klantcontact. Maar hoe kun jij toch profiteren van dit onderzoek?
  • Wacht eens wat langer met het beantwoorden van een e-mail, niemand heeft ooit bepaald dat dit 6 seconden moet zijn. Als het echt belangrijk is, bellen ze je wel.
  • Zet je e-mail notificatie uit als je het gevoel hebt dat de echt belangrijke taken in je werk achterlopen en je continu gestoord wordt door tussendoor e-mails
  • Wil je meer uit je werkdag halen? Probeer dan eens een ochtend zonder e-mail, en bekijk je e-mail pas later. De wereld draait ook door als je er een dag niet bent. Wat kun jij gedaan krijgen als je eerst 2, idealiter 4 uur aan taken werkt?
  • Maximaliseer het aantal keer dat je “even" je e-mail checkt tot 4 keer per dag en bouw dit af tot 2 keer (halverwege je werkdag en een uur voordat je naar huis gaat).

Durf jij het te proberen?





Bronnen

Czerwinski, M., Horvitz, E., and Wilhite, S. A diary stuy of task switching and interruptions. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 175 – 182.
González, V.M. and Mark, G. “Constant, constant, multitasking craziness”: Managing multiple working spheres. In Proc. CHI 2004, ACM Press (2004), 113 – 120.
Hewlett, S.A. and Luce, C.B. Extreme jobs: The dangerous allure of the 70-hour workweek. Harvard Business Review 84, 12 (2006), 49 – 59, 162.
Mark, G and Voida, S. “A Pace Not Dictated By Electrons”: An Empirical Study of Work Without Email. In Proc. CHI 2012, ACM Press (2012), 555 – 564.

Bewaren
Download als PDF
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.

Wist dat de meeste van onze kennisartikelen te downloaden zijn?

Je hoeft je slecht één te keer registreren om vrij toegang te krijgen tot alle downloads!
Al geregistreerd?
E-mail / Gebruikersnaam
Wachtwoord
Ik heb nog geen account?
Registreren
Registreer je nu eenmalig om dit kennisartikel te downloaden.

Wist dat de meeste van onze kennisartikelen te downloaden zijn?

Je hoeft je slecht één te keer registreren om vrij toegang te krijgen tot alle downloads!
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mail
Wachtwoord
Vul hieronder je e-mailadres in en je ontvangt binnen enkele ogenblikken een nieuw wachtwoord
E-mail

Meer informatie

Naam *
Bedrijf
Telefoon
E-mail *
Bericht *
Velden met (*) zijn verplicht
view catalog onlineBekijk catalogus online download pdf catalogDownload catalogus