Flex- en thuiswerken brengen diverse voordelen met zich mee, die onder andere te maken hebben met maatschappelijke, sociale en technologische veranderingen.
In de afgelopen jaren is er een sterke toename geweest van deeltijdwerken, arbeidsduurverkorting en flexibilisering van de werktijden. Dit heeft tot gevolg dat de bezetting van een kantoor sterk kan variëren, waardoor op veel momenten niet alle werkplekken zijn bezet, inefficiëntie en onnodige kosten zijn het gevolg. Daarnaast zijn er de laatste jaren steeds meer vrouwen gaan werken die naast hun werktaken deze moeten zien te combineren met taken thuis. De mogelijkheid om de werktijden (deels) zelf te bepalen geeft de werknemers meer vrijheid om werk en privé op een efficiëntere manier te combineren.
Elke dag weer staan er veel files rondom de grote steden, heel wat werknemers verliezen zo uren en komen veel later thuis dan gewenst. Dit maakt het steeds interessanter om (deels) thuis te werken, om zo files te ontlopen. Dit helpt natuurlijk ook bij het uitgerust op je werk aankomen en het verminderen van de CO2 uitstoot
De organisaties worden 'platter' en leggen een steeds grotere nadruk op samenwerking. Er bestaan minder banen of functies in de statische betekenis. Er wordt minder gewerkt in hiërarchische organisatiestructuren, maar juist meer in projecten met wisselende posities en standplaatsen. Daarnaast is het in de huidige informatiemaatschappij van steeds groter belang om informatie uit te wisselen en snel te kunnen vinden, hierbij kan de inrichting van het kantoor ondersteunen / voorwaardenscheppend helpen. Flexwerkplekken maken het mogelijk om in wisselende samenstelling met groepen bij elkaar te gaan zitten, daar waar kantoortuinen het mogelijk maken om snel en gemakkelijk met collega’s te overleggen. Informatietechnologie draagt ertoe bij dat het werk onafhankelijk van plaats en tijd verricht kan worden, informatie wordt immers meer en meer centraal opgeslagen en is via inloggen vanaf ‘elke’ locatie opvraagbaar.
Verplichtingen bij thuiswerken
Wanneer werknemers thuiswerken is de werkgever verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. Er moeten daarom heldere afspraken over het werk en de werkplek gemaakt worden. Daarom moet de werkplek thuis zo ingericht worden dat de kans op klachten zo klein mogelijk is. En dat er tevens efficiënt en comfortabel gewerkt kan worden.
Het is verstandig om een thuiswerkovereenkomst met de werknemers af te sluiten. Daarin wordt beschreven welke werkzaamheden de werknemer thuis doet. En aan welke eisen de thuiswerkplek voldoet. Verder kan vastgelegd worden:
- Wie de eigenaar is van de apparatuur;
- Of de werknemer de apparatuur ook privé mag gebruiken;
- Hoe vaak en hoe lang er thuis mag worden gewerkt;
- Hoe de communicatie verloopt met het kantoor;
- Hoe de kosten zijn verdeeld;
- Hoe de werkplek ergonomisch ingericht en ingesteld moet worden; (ook de thuiswerkplek moet aan de Arbo eisen voldoen)
- Hoe om te gaan met scheiding werk en privé en werk/privé balans goed te houden
- Voorwaarden innovatieve kantoorinrichting
Om tot een succesvolle implementatie te komen van nieuwe vormen van kantoorinrichting moet aan een aantal voorwaarden voldaan. Het werkproces, het inrichtingsconcept, de werkplektoewijzing, de informatie-technologie en de organisatiecultuur moeten in samenhang worden gezien en behandeld. Verandering in een van de deelsystemen heeft invloed op de andere. Introductie van gedeelde werkplekken bijvoorbeeld beïnvloedt de organisatiecultuur. Soms zijn er onverwachte bijeffecten, zo was er een bedrijf die flexwerken introduceerde, waarna de werknemers steeds vroeger op hun werk kwamen…. Iedereen wilde namelijk een plekje bij het raam.
Om met nieuwe inrichtingsconcepten goed om te gaan, wordt van nieuwe informatietechnologie gebruik gemaakt. Dat moet men leren; dat kost tijd (en geld). Er is ook een goed evenwicht nodig tussen privacy en toegankelijkheid voor de medewerkers. Er moet nagedacht worden over het beveiligen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Een eigen werkplek wordt over het algemeen beter opgeruimd en schoongehouden, omdat het je eigen werkplek is. Bij flexwerkplekken zal dit veel minder het geval zijn. Er moeten dus afspraken gemaakt worden over het opgeruimd achtergelaten van de werkplekken, een zogenaamde CleanDesk policy.
Een andere uitdaging is de bereikbaarheid van collega’s. Wanneer iedereen elke dag op een ander plek zit is het lastiger om je collega die je wilt spreken te vinden. Hierover moet op voorhand worden nagedacht.