Werk, privé en milieu slim combineren

Flex- en thuiswerken brengen diverse voordelen met zich mee, die onder andere te maken hebben met maatschappelijke, sociale en technologische veranderingen.

In de afgelopen jaren is er een sterke toename geweest van deeltijdwerken, arbeidsduurverkorting en flexibilisering van de werktijden. Dit heeft tot gevolg dat de bezetting van een kantoor sterk kan variëren, waardoor op veel momenten niet alle werkplekken zijn bezet, inefficiëntie en onnodige kosten zijn het gevolg. Daarnaast zijn er de laatste jaren steeds meer vrouwen gaan werken die naast hun werktaken deze moeten zien te combineren met taken thuis. De mogelijkheid om de werktijden (deels) zelf te bepalen geeft de werknemers meer vrijheid om werk en privé op een efficiëntere manier te combineren.

Elke dag weer staan er veel files rondom de grote steden, heel wat werknemers verliezen zo uren en komen veel later thuis dan gewenst. Dit maakt het steeds interessanter om (deels) thuis te werken, om zo files te ontlopen. Dit helpt natuurlijk ook bij het uitgerust op je werk aankomen en het verminderen van de CO2 uitstoot

De organisaties worden 'platter' en leggen een steeds grotere nadruk op samenwerking. Er bestaan minder banen of functies in de statische betekenis. Er wordt minder gewerkt in hiërarchische organisatiestructuren, maar juist meer in projecten met wisselende posities en standplaatsen. Daarnaast is het in de huidige informatiemaatschappij van steeds groter belang om informatie uit te wisselen en snel te kunnen vinden, hierbij kan de inrichting van het kantoor ondersteunen / voorwaardenscheppend helpen. Flexwerkplekken maken het mogelijk om in wisselende samenstelling met groepen bij elkaar te gaan zitten, daar waar kantoortuinen het mogelijk maken om snel en gemakkelijk met collega’s te overleggen. Informatietechnologie draagt ertoe bij dat het werk onafhankelijk van plaats en tijd verricht kan worden, informatie wordt immers meer en meer centraal opgeslagen en is via inloggen vanaf ‘elke’ locatie opvraagbaar.

Verplichtingen bij thuiswerken
Wanneer werknemers thuiswerken is de werkgever verantwoordelijk voor een gezonde werkplek. Er moeten daarom heldere afspraken over het werk en de werkplek gemaakt worden. Daarom moet de werkplek thuis zo ingericht worden dat de kans op klachten zo klein mogelijk is. En dat er tevens efficiënt en comfortabel gewerkt kan worden.

Het is verstandig om een thuiswerkovereenkomst met de werknemers af te sluiten. Daarin wordt beschreven welke werkzaamheden de werknemer thuis doet. En aan welke eisen de thuiswerkplek voldoet. Verder kan vastgelegd worden:

• Wie de eigenaar is van de apparatuur;
• Of de werknemer de apparatuur ook privé mag gebruiken;
• Hoe vaak en hoe lang er thuis mag worden gewerkt;
• Hoe de communicatie verloopt met het kantoor;
• Hoe de kosten zijn verdeeld;
• Hoe de werkplek ergonomisch ingericht en ingesteld moet worden; (ook de thuiswerkplek moet aan de Arbo eisen voldoen)
• Hoe om te gaan met scheiding werk en privé en werk/privé balans goed te houden
• Voorwaarden innovatieve kantoorinrichting

Om tot een succesvolle implementatie te komen van nieuwe vormen van kantoorinrichting moet aan een aantal voorwaarden voldaan. Het werkproces, het inrichtingsconcept, de werkplektoewijzing, de informatie-technologie en de organisatiecultuur moeten in samenhang worden gezien en behandeld. Verandering in een van de deelsystemen heeft invloed op de andere. Introductie van gedeelde werkplekken bijvoorbeeld beïnvloedt de organisatiecultuur. Soms zijn er onverwachte bijeffecten, zo was er een bedrijf die flexwerken introduceerde, waarna de werknemers steeds vroeger op hun werk kwamen…. Iedereen wilde namelijk een plekje bij het raam.

Om met nieuwe inrichtingsconcepten goed om te gaan, wordt van nieuwe informatietechnologie gebruik gemaakt. Dat moet men leren; dat kost tijd (en geld). Er is ook een goed evenwicht nodig tussen privacy en toegankelijkheid voor de medewerkers. Er moet nagedacht worden over het beveiligen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Een eigen werkplek wordt over het algemeen beter opgeruimd en schoongehouden, omdat het je eigen werkplek is. Bij flexwerkplekken zal dit veel minder het geval zijn. Er moeten dus afspraken gemaakt worden over het opgeruimd achtergelaten van de werkplekken, een zogenaamde CleanDesk policy.

Een andere uitdaging is de bereikbaarheid van collega’s. Wanneer iedereen elke dag op een ander plek zit is het lastiger om je collega die je wilt spreken te vinden. Hierover moet op voorhand worden nagedacht.

Ook de milieuvoordelen van thuiswerken zijn aanzienlijk. Het totaal aantal woon-werk-kilometers in Nederland bedraagt per dag meer dan 110.000.000 km. Het invoeren van thuiswerken en flexwerken kan het aantal gereden kilometers sterk verminderen, een van de vijf dagen thuiswerken geeft al een afname van woon-werk-kilometers met 20%!

Een voorbeeld maakt duidelijk hoe groot de financiële en milieuvoordelen zijn. Een organisatie met 100 medewerkers voert thuiswerken in, waarbij één dag per week thuis gewerkt wordt. Daardoor worden per jaar 22 km x 200 werkdagen per jaar x 20% (1 dag in de week thuiswerken) = 880 kilometers per persoon bespaard. Deze organisatie bespaart dus 88.000 kilometers per jaar, dit is al snel een besparing van 11.880.000 gram CO2 per jaar! Naast afname van CO2 uitstoot is het financieel gezien ook interessant. Bij gemiddelde kosten van € 0,19 per reiskilometer wordt ook € 16.720 op de reiskosten bespaard. Hierin is de tijd die met het reizen gemoeid is nog niet meegerekend.

Besparing vierkante meters
Wanneer je door een gemiddeld kantoor loopt zie je veel lege werkplekken, de bezettingsgraad is laag en de facilitaire kosten dus onnodig hoog. Hoeveel kun je nu besparen door het totaal aantal werkplekken te verminderen? In bovenstaand voorbeeld werd thuiswerken voor 1 dag/week ingevoerd, hiermee kan het totaal aantal werkplekken met 10% tot max. 20% verminderd worden. Een gemiddelde werkplek kost tussen de € 17.000 en 27.000 per jaar, het geringer aantal werkplekken levert dus een potentiële besparing van minimaal 20 x € 17.000 = € 340.000 per jaar op. Hier staan uiteraard nog wel de investeringen in de thuiswerkplekken tegenover.

Hoe kan zo’n flex- of thuiswerkplek er nu uitzien? En aan welke eisen moet een dergelijke werkplek voldoen? In de meeste gevallen zal bij een flex- of thuiswerkplek gebruik gemaakt worden van een laptop. De laptop voldoet als werkplek niet aan de volgende minimale wettelijke eisen:

• Het beeldscherm is vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar
• Het toetsenbord kan hellend geplaatst worden en geen geheel vorm met het beeldscherm
• Er voor het toetsenbord voldoende ruimte is voor handen en armen van de gebruiker;

Om alsnog aan de minimale eisen te voldoen zijn er diverse mogelijkheden, een ervan is om gebruik te maken van een mobiele laptophouder in combinatie met een compact toetsenbord en externe muis. Het voordeel van deze oplossing is dat deze set meegenomen kan worden in de laptoptas of trolley en ook thuis gebruikt kan worden. Een mogelijk nadeel is dat elke keer bij het gaan werken alle kabels aangesloten meten worden, zoals data, muis en toetsenbord. Een andere manier is om gebruik te maken van een vaste laptophouder in combinatie met een daarop bevestigd dockingstation. Wanneer op de thuiswerkplek ook een dergelijke steun geplaatst wordt is zowel op kantoor als ook thuis een ergonomische werkplek ontstaan die ook nog eens voorzien is van een documenthouder.
Een derde optie is om gebruik te maken van een vaste laptophouder met dockingstation en extern scherm. Een laptopscherm is over het algemeen vrij klein en het is veel prettiger om te werken op een groot scherm. Op die manier heb je meer overzicht, kunt meer informatie op het scherm tonen en tekens groter weergeven. Het werken met twee schermen (dual screen) leidt volgens recent onderzoek bovendien tot een hogere productiviteit en minder fouten. In een tijd van kostenbesparingen een belangrijk voordeel!
Andere aspecten waarop gelet moet worden zijn:

• Werkplek is gemakkelijk instelbaar en kan daarmee aangepast worden aan de gebruiker, denk bijvoorbeeld aan de hoogte van het bureau en de hoogte van het beeldscherm;
• De werknemers krijgen een instructie over correct instellen van de werkplek en over omgaan met flex en thuiswerken;
• Er is een mogelijkheid om persoonlijke spullen en papieren documenten op te bergen, dit kan bijvoorbeeld door lockers en/of een trolley in plaats van een laptoptas;
• Er wordt rekening gehouden met de hygiëne, gezamenlijk gebruik van telefoon, toetsenbord en bureau kan namelijk tot infecties leiden, zoals u misschien wel eens gehoord heeft bevat een toetsenbord en bureau nog meer bacteriën dan een WC bril

Concluderend kunnen we stellen dat het invoeren van flex- en thuiswerken een goed doordacht beleid vraagt en investeringen in werkplekken en mensen. Maar de baten zijn niet gering, baten voor mens, voor het milieu en er zijn aanzienlijke kostenbesparingen mogelijk.