De 3 pijlers van Hybride Werken

Cultuur en samenwerken
Een van de vragen die we moeten stellen is, hoe ziet onze toekomstige bedrijfscultuur eruit en hoe creëren we deze? Organisaties moeten nadenken over de waarden en cultuur en over de interacties, praktijken en rituelen die deze cultuur bevorderen. Een bedrijf dat zich richt op de ontwikkeling van talent, zou zich bijvoorbeeld moeten afvragen of de momenten van mentorschap die op kantoor plaatsvinden, spontaan kunnen worden voortgezet in een digitale wereld. Andere praktijken kunnen worden gereconstrueerd en versterkt, zodat de organisatie de gemeenschap en cultuur creëert en in stand houdt die zij nastreeft (McKinsey). Het opnieuw uitdenken en reconstrueren van processen en praktijken zal als basis dienen voor een verbeterd werkingsmodel dat het beste van zowel in-person als remote werk benut.

En een laatste vraag is hoe belangrijk is samenwerking en teamwork in de organisatie? Door het beantwoorden van deze vragen, kan je als organisatie beter bepalen hoe je het hybride model in wil gaan richten.

Coaching en corporate health
Gezondheid staat in direct verband met creativiteit en productiviteit van werknemers. Op dit moment is er sprake van een neerwaartse gezondheidstrend op basis van de praktijken die we aannemen als gevolg van thuiswerken. In Nederland, tijdens de tweede COVID-19 golf, liepen de verzuimkosten hard op naar bijna 2 miljard euro (telegraaf.nl). Thuis en op kantoor werken we op onbekende werkplekken die niet zijn ingesteld op individuele behoeften, zoals dat vroeger wel het geval was. Kunnen we mensen leren hoe ze hun werkplek moeten inrichten, zodat ze zich in de toekomst comfortabel kunnen voelen?

• Whitepaper: Hoe werkplek inrichten?

​​​​​​​We hebben niet langer het overzicht en de controle over werkomgevingen die we vroeger hadden, dus het is veel moeilijker om ervoor te zorgen dat werknemers ergonomisch juist zijn ingesteld. Om hier een structureel en effectief beleid in te voeren, moet er nagedacht worden over het verlies aan coaching en corporate health dat normaliter plaatsvond op fysieke arbeidslocatie. Coaching en het stimuleren van de eigen verantwoordelijkheid en het monitoren van corporate health op afstand wordt een nieuwe standaard.

• Lees meer in het artikel Corporate Health

Werklocaties
Wanneer kantoren werknemers mogen ontvangen, biedt het Hybrid Working model werkgevers de mogelijkheid zich flexibeler op te stellen ten aanzien van thuiswerkregelingen. Communicatie, transparantie en planning worden van vitaal belang en het wordt gebruikelijk dat mensen een of meer dagen per week thuis willen werken. Het wordt belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers op de hoogte zijn van de werkpraktijken van collega's om ervoor te zorgen dat vergaderingen en samenwerking op optimale momenten worden gepland en efficiënt verlopen.

Een voor de hand liggende reden om thuiswerken structureel aan te bieden, is de benodigde vloerruimte in te perken en daarmee kosten te besparen. Dit zou ook een verstandige strategie kunnen zijn om de gevolgen van een grotere sociale afstand voor de ruimte te helpen compenseren.

Onderzoek van UBS (april 2020) toont aan dat, hoewel het aanbieden van de mogelijkheid om thuis te werken kan bijdragen aan het welzijn van werknemers, niet iedereen gelijk is in dit scenario. Het hebben van een comfortabele ruimte om thuis te werken is niet iets waar iedereen toegang toe heeft. Dit kan nadelig zijn voor degenen die deze optie niet tot hun beschikking hebben.

Werkgevers inzichten
Werkgevers hebben niet altijd zicht op hoe de thuiswerkplek of mobiele werkplek is ingericht. En daarnaast verandert ook de werkplek op kantoor. Hoe zorgen we ervoor dat iedereen gezond, tevreden en veilig in staat is om te werken?

Allereerst moet er nagedacht worden of de veranderingen in de manier van werken, veranderingen in de inrichting van de werkplekken betekent. Meer flexibele werkplekoplossingen (Desksharing), meer vergaderruimtes, creatieve brainstormruimtes en hulpmiddelen die zowel thuis als op kantoor gebruikt kunnen worden (toetsenbord, muis en laptopstandaard).

Organisaties zouden werkruimten kunnen creëren die specifiek zijn ontworpen om het soort interacties te ondersteunen dat niet op afstand kan plaatsvinden. Als ruimte bieden aan specifieke momenten van samenwerking in plaats van individueel werk het primaire doel van de ruimte in een organisatie is, zou dan niet 80 procent van het kantoor moeten worden besteed aan samenwerkingsruimten? Zo kunnen organisaties aan alle werknemers die in hokjes werken en zelden groepsbijeenkomsten hoeven bij te wonen, vragen om thuis te werken. Als kantoorruimte alleen nodig is voor degenen die niet thuis kunnen werken, zijn co-working spaces in de buurt van waar werknemers wonen dan een betere oplossing?

In het kantoor van de toekomst zal technologie een centrale rol spelen om werknemers in staat te stellen terug te keren naar kantoorgebouwen en veilig te werken. Organisaties zullen moeten beheren welke werknemers naar kantoor kunnen komen, wanneer ze binnen kunnen komen en hun plaats innemen, hoe vaak het kantoor wordt schoongemaakt, of de luchtstroom voldoende is en of ze voldoende afstand houden als ze zich door de ruimte bewegen.

Om productiviteit, samenwerking en de bedrijfscultuur in stand te houden, moeten de grenzen tussen fysiek op kantoor zijn en buiten kantoor zijn, verdwijnen. Altijd-aan-videoconferenties, naadloze samenwerkingsruimten (zoals virtuele whiteboards), zowel persoonlijk als op afstand, en asynchrone samenwerkings- en werkmodellen zullen snel veranderen van futuristische ideeën in standaardpraktijken.