Whitepaper: Kantoormedewerkers zijn topsporters!

Organisaties boeken resultaten op dezelfde manier als topsporters: jarenlang doelgericht, met volledige aandacht investeren en verbeteren om op specifieke momenten te pieken. Hoe kunnen organisaties en medewerkers leren van  inzichten uit de topsport om werkprestaties te verbeteren en ruimte te houden voor ambities buiten het werk.
 

Tegenwoordig neemt de druk op werknemers toe om meer te doen op een werkdag. Tegelijkertijd krijgen medewerkers meer verantwoordelijkheid, zodat meer probleemoplossend vermogen en creativiteit nodig is. Hoe kunnen deze twee factoren nu gecombineerd worden? 

In de topsport is herstel cruciaal voor het behalen van succes. Bij voldoende herstel verbeteren atleten dagelijks over langere perioden. Deze continuïteit leidt tot topprestaties. Herstel is nodig tussen twee oefeningen binnen één training en tussen twee trainingen op dezelfde dag. Onvoldoende herstel leidt tot haperingen in de vorderingen en tot blessures.



Afname en toename van prestatievermogen bij topsporters tijdens training en herstel.

Topsporters herstellen door lichamelijke en geestelijke ontspanning. Daarnaast is lichamelijke ontspanning in de vorm van een nachtrust van 9 uur en een middagslaapje van anderhalf uur gebruikelijk. De trainingen op een dag krijgen herstelmomenten zodat topsporten de oefeningen met de hoogste kwaliteit en met volle aandacht uitvoeren. Geestelijke ontspanning in de vorm van tijd hebben voor gezin, vrienden en andere passies in het leven is noodzakelijk om tegenslagen te verwerken en om de benodigde lange termijn investeringen vol te kunnen houden. Als herstel zo belangrijk is bij topsporters, hoe zit dat dan bij kantoormedewerkers?

De gevolgen van onvoldoende herstel voor de werkprestaties zijn uitgebreid onderzocht. Zo verlenen rechters gevangen na 2 uur werken geen vroegtijdige vrijlating meer als gevolg van beslissingsvermoeidheid (Danziger et al., 2011). Aan het begin van dag ligt het percentage vroegtijdige vrijlatingen nog op 65%. Deze daalt binnen 2 uur tot onder de 10%. Na een herstelmoment ligt het percentage weer op 65%. De verklaring voor de afname van het aantal toegekende vervroegde vrijlatingen ligt niet aan de zwaarte van het delict, de rechter, de advocaat of de locatie van de gevangenis. Het gebrek aan energie leidt er toe dat de rechters niet meer weloverwogen kunnen beslissen en daarom kiezen voor de veilige weg: géén vervroegde vrijlating.

In een fabrieksomgeving is dit ook zichtbaar. Zo gebeuren er gedurende het laatste half uur van een twee uur durende shift twee maal zoveel ongelukken in vergelijking met het eerste half uur (Tucker & Folkard, 2012).

Dit effect is ook van toepassing op beeldschermwerkers. Na 20 minuten beeldschermwerk verslapt de aandacht. Na een uur neemt de werkprestatie af door een lagere werksnelheid; of is er een toename in het aantal gemaakte fouten bij behoud van de werksnelheid (Boksem et al., 2005; Lorist et al., 2000, 2005). Indien onvoldoende herstel leidt tot lagere werkprestaties, kan dan het borgen van voldoende herstelmomenten leiden tot betere werkprestaties?

Herstelmomenten
Het inlassen van herstelmomenten tijdens beeldschermwerk verhoogt de werksnelheid en verlaagt het aantal fouten (Van den Heuvel et al., 2002; Hedge et al., 2001). Indien medewerkers tijdens deze herstelmomenten hun werkplek verlaten en wandelen, verhoogt het energieniveau en kijken medewerkers bij terugkomst anders naar problemen (Thayer, 2008). Dit leidt tot meer creativiteit en een beter probleemoplossend vermogen (Oppezzo & Schwartz, 2014). Vertaald naar de praktijk kunnen beeldschermwerkers hun werkprestatie aanzienlijk verbeteren door ieder uur drie minuten hun werkplek te verlaten en een korte wandeling te maken.

Geestelijke ontspanning
Geestelijke ontspanning is voor medewerkers net zo belangrijk als voor topsporters. Een noodzakelijk voorwaarde is voldoende vrije tijd, waarbij het werk niet in achterhoofd speelt. Bij de toenemende eisen op het werk is het daarmee noodzakelijk om te voorkomen dat medewerkers meer uren met werk bezig zijn. Thuiswerken kan een oplossing zijn, omdat het reistijd vermindert. Echter, de grens naar nog even doorwerken en altijd in verbinding staan met het werk is dan ook minder duidelijk. Een andere oplossing is het kijken naar hoe medewerkers door kleine aanpassingen tijd kunnen winnen.

Realiseren van tijdswinst
Tijdswinst is mogelijk door beeldschermwerk te optimaliseren. Medewerkers verrichten beeldschermwerk via vaste computer, laptop, tablet en/of smartphone. Het aantal uren dat we per dag daarmee werken neemt toe, nog los van het aantal uren dat we in de vrije tijd besteden aan “schermen". Een voldoende groot scherm, van minimaal 19 inch is essentieel om snel te kunnen werken. De werksnelheid op een smartphone, tablet of laptop is namelijk aanzienlijk lager vanwege het kleine scherm (Raptis et al., 2013; Findlater & McGrenere 2008).

Laptops, tablets en smartphone hebben naast hun kleine scherm een aantal andere nadelen. Typen gaat namelijk veel minder snel dan op een echt toetsenbord. Typen op een tablet gaat 26% langzamer dan op een echt toetsenbord vanwege het gebrek aan tactiele feedback (Chaparro et al., 2014). Daarnaast typt 80% van de medewerkers sneller op een licht toetsenbord met donkere letters dan op een standaard zwart toetsenbord met witte letters (IJmker, 2015). De meerderheid van de medewerkers gebruikt het numerieke gedeelte van het toetsenbord niet. Een compact toetsenbord verkleint de reikafstand tussen toetsenbord en muis en kan daarmee tijdswinst opleveren.


Indien een laptopverhoger het scherm van een laptop verhoogt en medewerkers een externe muis en toetsenbord gebruiken, neemt afhankelijk van de taak de werksnelheid met 17% (Lindblad et al,2004) tot 115% toe ( Sommerich et al., 2001). 

Ambities van organisaties en medewerkers verenigen
Topsporters zorgen voor lichamelijk en geestelijk herstel zodat zij elke dag verbeteren en op belangrijke momenten excelleren. Op basis van dit model kunnen medewerkers beter presteren door elk uur drie minuten te wandelen en door er voor te zorgen dat zij beeldschermwerk verrichten met een vrij instelbaar scherm van tenminste 19 inch is, een extern toetsenbord en een externe muis. Via deze praktische oplossingen is het mogelijk om overwerk terug te dringen en tegelijkertijd de ambities van organisaties en medewerkers zelf te realiseren.